Bir Sigorta Aracısının Nakit Akışı Nasıl Yönetilir?

Sağlıklı nakit yönetimi için acentenin yalnızca üretimini değil, sigorta şirketlerinden gelmesi gereken ve hesabına gerçekten yatan komisyonları da düzenli olarak karşılaştırması gerekir. Apexia Danışmanlık tarafından geliştirilen kullanımı kolay Mutabakat Sistemi; şirket ve dönem bazında beklenen komisyonları, gerçekleşen ödemeleri ve aradaki farkları takip etmeyi kolaylaştırır.

Bir Sigorta Aracısının Nakit Akışı Nasıl Yönetilir?

Sigorta acenteleriyle konuştuğumda üretim, prim ve komisyon rakamlarının yakından takip edildiğini görüyorum. Ancak aynı dikkatin her zaman nakit akışına gösterilmediğini de söylemem gerekiyor.

Oysa bir acentenin güçlü görünmesiyle gerçekten finansal olarak rahat olması aynı şey değildir.

Acentenin üretimi artabilir, muhasebe kayıtlarında komisyon geliri oluşabilir; fakat para doğru zamanda hesaba gelmiyorsa personel, kira, vergi ve diğer işletme giderlerinin ödenmesinde sıkıntı yaşanabilir.

Bu nedenle nakit akışı yönetiminin temel sorusu şudur:

> **Hangi tarihte ne kadar para gelmesi gerekiyor ve bu paranın ne kadarı gerçekten geldi?**

Kâr etmek ile nakit sahibi olmak aynı şey değildir

Bir acente muhasebe kayıtlarına göre kârlı olabilir; ancak tahsilatların ve komisyon ödemelerinin zamanlaması doğru yönetilmiyorsa nakit sıkıntısı yaşayabilir.

Aylık giderlerin büyük bölümü belirli tarihlerde ödenir:

• Personel ücretleri,
• SGK ve vergi ödemeleri,
• Ofis kirası,
• Yazılım ve iletişim giderleri,
• Araç ve ulaşım masrafları,
• Tedarikçi ödemeleri.

Ancak komisyon gelirleri her sigorta şirketinden aynı tarihte ve aynı yöntemle gelmeyebilir. Poliçe iptalleri, zeyiller, prim iadeleri, üretim dönemleri ve şirket uygulamaları da beklenen rakamla gelen rakam arasında fark oluşturabilir.

Dolayısıyla acentenin sadece toplam komisyon gelirine değil, **komisyonun hangi şirketten, hangi döneme ait olarak ve hangi tarihte tahsil edildiğine** bakması gerekir.

Gelmesi gereken komisyon ile gelen komisyon karşılaştırılmalı

Bence acentelerin finansal yönetiminde en kritik kontrollerden biri budur.

Her sigorta şirketi ve dönem için şu dört bilgi açık biçimde görülebilmelidir:

1. Hak edilmesi beklenen komisyon
2. Şirket tarafından bildirilen komisyon
3. Acente hesabına gerçekten gelen tutar
4. Aradaki farkın nedeni ve takip durumu

Bu kontrol düzenli yapılmadığında küçük farklar aylar içinde önemli rakamlara ulaşabilir.

Ancak her farkın mutlaka şirket hatası olduğu da düşünülmemelidir. Farkın nedeni:

• İptal edilen poliçe,
• Zeyil işlemi,
• İade komisyonu,
• Dönem kayması,
• Eksik tahsilat,
• Ek komisyon koşullarının sağlanmaması,
• Kayıt veya hesaplama farklılığı olabilir.

Önemli olan, farkın görülmesi, nedeninin anlaşılması ve gerekiyorsa zamanında takip edilmesidir.

Nakit akışı nasıl takip edilmeli?

Acentenin en az üç aylık, tercihen 12 aylık bir nakit akışı planı bulunmalıdır.

Bu planda:

• Beklenen komisyon tahsilatları,
• Diğer gelirler,
• Sabit giderler,
• Vergi ve SGK ödemeleri,
• Değişken operasyon giderleri,
• Olağan dışı harcamalar ayrı ayrı gösterilmelidir.

Her hafta planlanan rakamlarla gerçekleşen rakamlar karşılaştırılmalıdır.

Burada çok karmaşık finansal tablolar hazırlamaya gerek yok. Kullanışlı bir sistem şu üç soruya hızlı cevap vermelidir:

> Ne kadar para gelmeliydi?
> Ne kadar para geldi?
> Aradaki fark neden oluştu?

Bu soruların cevabı düzenli olarak alınabiliyorsa nakit sıkışıklığı ortaya çıkmadan önce fark edilebilir.

Apexia Danışmanlık olarak nasıl yardımcı oluyoruz?

Sigorta sektöründeki uzun yıllara dayanan finans ve yönetim deneyimimizle, acente ve brokerların komisyon gelirlerini daha düzenli takip edebilmeleri için kullanımı kolay bir sistem geliştirdik.

Amacımız acenteye yeni ve ağır bir muhasebe programı kullandırmak değil. Asıl amacımız, acente yöneticisinin komisyon alacaklarını unutmayacağı ve beklenen ödeme ile gerçekleşen ödemeyi kolayca karşılaştırabileceği pratik bir kontrol düzeni oluşturmaktır.

İhtiyaç hâlinde Apexia Danışmanlık olarak acente yada brokerliğin mevcut gelir ve gider yapısını da inceleyerek:

• Nakit akışı tablosu,
• Komisyon kontrol düzeni,
• Aylık bütçe,
• Başabaş noktası,
• Şirket bazında gelir analizi,
• Yönetim raporlama sistemi

oluşturulmasına destek veriyoruz.

Nakit akışı yönetimi sadece büyük acente ve brokerların ihtiyacı değildir. Bir veya iki personelle çalışan acentelerin bile hangi tarihte ne kadar ödeme yapacağını ve hangi şirketten ne kadar komisyon alacağını bilmesi gerekir.

Çünkü finansal sorunlar çoğu zaman iş olmadığı için değil, gelir ve ödeme zamanlaması doğru yönetilemediği için ortaya çıkar.

Benim bu konudaki temel tavsiyem şudur:

Toplam üretiminizi takip ettiğiniz kadar, gelmesi gereken ve gerçekten gelen komisyonu da takip edin. Çünkü ne yazık ki, çok güzel üretim ve operasyon işlemi yapıp,takip edemediği için nakit akış dengesini bozan sigorta aracılarını gördüm ve ortaya çıkardım. Üretim acentenin iş hacmini gösterir. Komisyon kontrolü ve nakit akışı ise bu iş hacminin finansal olarak sağlıklı yönetilip yönetilmediğini gösterir.